Guía de la consola

La consola de Boty Reserve (/consola) es el espacio de trabajo del negocio: desde ahí gestionas la agenda de citas, el catálogo de servicios y equipo, las clases en grupo y los bonos, los bloqueos de disponibilidad, la lista de clientes que han reservado, la marca que tus clientes ven en tu página de reservas pública, y los ajustes que deciden qué partes de la consola usa tu negocio.

Lo que Reserve todavía no hace

Reserve envía un único correo: la confirmación de la cita, y solo cuando el cliente deja su email al reservar (el campo es opcional; el teléfono sigue siendo obligatorio). Ese correo lleva tu nombre y tus colores, e incluye el enlace para que el cliente gestione o anule su cita.

Lo que todavía no hace: no envía SMS y no avisa de cancelaciones. Los enlaces de llamada y WhatsApp de la página de gestión son enlaces que el propio cliente pulsa — el negocio no inicia mensajes salientes por su cuenta. El logo es un campo de URL (lo alojas tú en otro sitio y pegas el enlace); la consola no sube ficheros.

El asistente

El botón ”? Asistente” de la esquina abre el asistente de la consola. Hace dos cosas:

• Responde cualquier duda sobre Boty Reserve — solo desde esta documentación, con sus fuentes enlazadas. Lo que no está documentado lo dice honestamente, nunca lo inventa.
• Hace cosas por ti si se lo pides: “créame una clase de yoga los lunes a las 19”, “apaga los bonos”, “llévame a servicios”, “dame de alta el servicio corte de 30 minutos”. Puede navegar por la consola, crear servicios y clases, y encender o apagar Clases y Bonos en Ajustes.

Siempre pide permiso antes de tocar nada. Cada acción aparece como una tarjeta con lo que va a hacer y tres botones: Hacerlo (solo esta vez), Hacerlo siempre (deja de preguntar para ese tipo de acción, en este navegador) y Cancelar. Los permisos de “hacerlo siempre” se revocan con un clic desde cualquier acción ejecutada. Y dos límites que no se negocian: la acción se ejecuta con tu sesión y tu rol (si tu rol no puede crear servicios, el asistente tampoco), y si un nombre es ambiguo — dos Marías en el equipo — pregunta en vez de adivinar.

Acceso

• Necesitas iniciar sesión y tener membresía de operador de Boty Reserve (rol propietario, gestor o personal).
• Sin membresía, la consola te lleva a “Tu cuenta no tiene acceso a Boty Reserve” con un enlace a la página de precios.
• Contratar Reserve es autoservicio: en la página de precios eliges plan y pagas con tarjeta (Stripe); al terminar aterrizas en la consola con la lista de puesta en marcha esperándote. El alta es gratuita durante el lanzamiento: te la montas tú — la propia consola te guía, y el asistente (el botón “Asistente” de la esquina) está entrenado en la puesta en marcha y responde al momento. Si prefieres que te acompañemos, el enlace de contacto sigue en la misma página.

Primer día: el orden que sí funciona

1. Da de alta tus servicios (Catálogo → Servicios) antes que nada.
2. Da de alta cada profesional (Catálogo → Equipo). Al crear un profesional, Reserve lo empareja automáticamente con todos los servicios activos que existan en ese momento — así es reservable desde el primer minuto, sin un paso manual extra. Esto no es retroactivo: si más adelante añades un servicio nuevo, los profesionales que ya existían no se emparejan solos con él — ajústalo a mano en su ficha, en “Servicios que realiza”.
3. Carga el horario semanal de cada profesional (Equipo → Horario). Este paso no tiene automatismo: sin franjas horarias, un profesional sigue sin producir ningún hueco reservable, aunque ya tenga todos los servicios emparejados.

Por qué importa el orden: un hueco reservable solo existe cuando un profesional está emparejado con el servicio y tiene una franja horaria que lo cubre ese día. Falta cualquiera de las dos cosas y ese profesional es invisible en la página de reservas para ese servicio.

Agenda

Vista por defecto de /consola. Alterna entre Día y Semana, navega con Hoy / ← / →.

• + Nueva cita abre un formulario manual: servicio, profesional (opcional — déjalo en blanco para asignación automática), fecha, buscar horarios disponibles, elegir un hueco de la lista, nombre y teléfono del cliente.
• “Apunta una cita con una frase” es la caja de alta rápida por IA, encima de la agenda: escribes algo como “Apunta a María Cruz mañana a las 18:30 para 1h” y pulsas Proponer. La IA nunca crea la cita directamente — devuelve una propuesta editable (cliente identificado o candidatos a elegir, servicio detectado, hora sugerida o alternativas) que revisas y corriges antes de pulsar Confirmar. Si descartas la propuesta, no se crea nada. Si agotas el límite mensual de peticiones de IA, la caja lo avisa y el formulario manual + Nueva cita sigue funcionando exactamente igual.
• Cada fila de la agenda muestra hora, servicio, profesional, cliente, teléfono y estado (Reservada, Completada, No presentado, Cancelada), con acciones para mover la cita, marcarla completada o no presentada, cancelarla (solo propietario o gestor), y un botón de WhatsApp que abre en WhatsApp un recordatorio preescrito listo para que el operador lo envíe a mano.

Recordatorios

Reserve ejecuta un recordatorio automático aproximadamente 20–28 horas antes de cada cita (el proceso corre cada hora). Envía:

• Un correo electrónico a los clientes que dejaron su email al reservar.
• Un mensaje de plantilla de WhatsApp si tu cuenta está configurada con una clave API de 360dialog y tienes una plantilla de recordatorio aprobada — si no está configurado, solo envía el correo.

Si el cliente no dejó email y WhatsApp no está configurado, no se envía ningún recordatorio automático. El mecanismo garantiza un único recordatorio por cita para evitar duplicados aunque el proceso se ejecute dos veces seguidas.

El botón de WhatsApp de cada fila de la agenda es independiente: pulsarlo abre WhatsApp con un mensaje preescrito listo para enviar — útil para avisos puntuales que la automatización no cubre, y no necesita ninguna clave API.

Lista de espera

Ruta: /consola/espera.

Clientes que querían una cita pero no encontraron hueco libre. Cuando una cita se cancela, usa esta pantalla para saber a quién ofrecerle el hueco.

• + Añadir a la espera abre un formulario: servicio, profesional (opcional), rango de fechas preferido, nombre y teléfono del cliente, y una nota opcional.
• Filtrar por fecha muestra solo las entradas cuya ventana preferida cubre ese día — las más antiguas primero (el orden de llegada es el único criterio justo para ofrecer un hueco).
• Pulsar WhatsApp en una entrada abre un mensaje a ese cliente; el estado de la entrada pasa automáticamente a “Avisada”.
• También puedes cambiar el estado a mano: Reservó, Sin respuesta, Cancelada.
• Eliminar (propietario/gestor) borra la entrada de forma permanente.

No hay asignación automática ni aviso automático: decidir quién se lleva el hueco es una decisión del negocio.

Informes

Ruta: /consola/informes.

Rendimiento del negocio para un periodo seleccionable. Preselecciones disponibles: últimos 30 días, mes en curso, mes anterior, últimos 90 días.

Totales: citas totales, completadas, canceladas, no presentados, tasa de no presentación (%), ocupación (%), ingresos estimados y clientes únicos. Desglosados por profesional (citas, minutos reservados, ocupación %, ingresos estimados) y por servicio (número de citas, ingresos estimados).

Los ingresos son estimados a partir del precio de cada servicio; no tienen en cuenta descuentos ni cobros realizados fuera de Reserve.

Catálogo

Servicios

Ruta: /consola/servicios.

+ Nuevo servicio pide nombre, duración (minutos), buffer posterior (minutos de margen tras el servicio, antes de la siguiente cita) y precio (en céntimos). La tabla muestra nombre, duración, precio y estado.

• Editar cambia cualquier campo.
• Desactivar (propietario/gestor) es un apagado suave — el servicio desaparece de la página de reservas y del alta rápida, pero el historial de citas pasadas se conserva; nunca se borra una fila.

Equipo

Ruta: /consola/equipo.

+ Nuevo miembro solo pide el nombre — el emparejamiento con el catálogo activo es automático (ver “Primer día” más arriba). Desde Editar ajustas el nombre y, en el bloque “Servicios que realiza”, marcas o desmarcas cada servicio de la lista. Desde Horario abres el editor semanal: + Añadir franja añade una fila con día, hora de inicio y hora de fin; Guardar horario persiste todo el bloque de una vez.

• Desactivar (propietario/gestor) retira al profesional de la agenda de nuevas citas; su historial se conserva.

Disponibilidad → Bloqueos

Ruta: /consola/bloqueos.

Un bloqueo cierra una franja de tiempo a nuevas reservas: vacaciones, formación, una cita externa. + Nuevo bloqueo pide alcance (un profesional concreto o “Todo el negocio”), fecha y hora de inicio y fin, y un motivo opcional. La tabla muestra fecha y hora, alcance y motivo.

• Un bloqueo que se solapa con una cita ya reservada se rechaza — el bloqueo nunca invalida una cita existente en silencio.
• Editar y Eliminar (eliminar solo para propietario/gestor); al eliminar un bloqueo, esa franja vuelve a estar disponible.

Clientes

Ruta: /consola/clientes.

Lista de solo lectura de las personas que han reservado alguna vez: nombre, teléfono, número de citas a las que no se han presentado, y fecha de la última cita. No hay alta manual de clientes aquí — la lista se rellena sola según van reservando.

• Eliminar datos (propietario/gestor) es la vía RGPD para borrar los datos personales de un cliente a petición suya: el nombre y el teléfono se anonimizan de forma permanente, pero el historial de citas se conserva (sin los datos identificativos originales).

Marca

Ruta: /consola/marca. Controla cómo te ve tu negocio la página de reservas — solo lectura para el rol “personal”, editable para propietario/gestor:

• Nombre del negocio.
• URL del logo (https) — un campo de enlace, no una subida de fichero.
• Teléfono del negocio — es el número que aparece en los enlaces de llamada/WhatsApp de la página de gestión de cita cuando el cliente ya no puede cambiarla online.
• Enlace de reserva (slug) — es lo único que hace alcanzable tu página pública en /r/<slug>. Cambiarlo rompe los enlaces que ya hayas compartido con tus clientes; la consola te lo advierte y te pide confirmación explícita antes de guardar un slug distinto.
• Color de marca (hex), con selector de color nativo y una vista previa en vivo — la vista previa es orientativa; el color accesible real (contraste AA) se recalcula en el servidor al guardar, no en el navegador.
• Interruptor “Mostrar ‘powered by Boty’ en la página de reservas”, activado por defecto.

Así es como todo esto se ve desde el otro lado: La página de reservas.